Mali Muhasebe · Mali Ofis'e kontör bilgisi paylaşımı: aydınlatma metni

Taslak metin — hukukçu kontrolü gerekir. Köşeli ayraçlı alanlar ([…]) doldurulmadan ve metin bir hukukçu tarafından gözden geçirilmeden yayımlanmamalı, müşterilere gönderilmemelidir. Metin, programın bugünkü davranışını anlatır.

1. Bu metin ne hakkında?

Mali Muhasebe'yi kullanan mali müşavirlik bürosu (Büro), Büro ve personel › Mali Ofis bağlantısı ekranında "Kontörü azalan firmaları Mali Ofis'e bildir" onayını verirse, e-Fatura kontörü azalan müşteri firmalarının bazı bilgileri Mali Ofis'e iletilir. Bu metin hangi bilgilerin, kime, hangi amaçla ve ne kadar süreyle iletildiğini; Büro'nun ve bilgileri paylaşılan firmaların haklarını açıklar. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) m.10'daki aydınlatma yükümlülüğü için hazırlanmıştır.

2. Taraflar

Büro (paylaşan): müşterilerinin bilgilerini Mali Muhasebe'de tutan ve paylaşım onayını veren mali müşavirlik bürosu. Kendi müşterilerinin verileri bakımından veri sorumlusudur.
Mali Ofis (alıcı): [Mali Ofis ticaret unvanı], [açık adres], MERSİS [MERSİS no], KEP [KEP adresi], e-posta [e-posta adresi]. Bilgileri kendi Müşteri Takip programında, aşağıdaki amaçla işler; bu işleme bakımından ayrı bir veri sorumlusudur.
Mali Muhasebe: Büro'nun verilerini Büro adına tutan program. Büro'nun onayı olmadan hiçbir müşteri bilgisi Mali Ofis'in kendi amaçları için kullanılmaz. [Barındırma ve veri işleyen ilişkisi hukukçu ile netleştirilecek]

3. Hangi bilgiler, ne zaman paylaşılır?

Büro'dan Mali Ofis'e firma bilgisi yalnız iki durumda gider: Büro onayıyla gönderilen kontör bildirimi ve Büro'nun kendi gönderdiği "Yenileme iste" talebi. Sertifika bitişleri ise Mali Ofis'ten Büro'ya gelir; bunun için Büro'dan hiçbir firma bilgisi gitmez.

Durum	Paylaşılan bilgiler	Ne zaman
Kontör bildirimi (Büro onayıyla, kendiliğinden)	Firmanın ünvanı ve vergi kimlik numarası (VKN; şahıs firmasında T.C. kimlik numarası); kalan e-Fatura kontörü, kontörün tahminen kaç gün yeteceği, son 30 günde gönderilen e-Fatura ve e-Arşiv fatura adetleri	Tahminen 15 günden az kontörü kalan firma için ayda en çok bir kez
Yenileme iste (Büro personelinin kendi gönderdiği talep)	Firmanın ünvanı ve VKN'si ya da T.C. kimlik numarası, yenilenecek ürün (e-İmza, mali mühür, KEP, kontör), Büro'nun yazdığı not, talebi gönderen personelin adı	Yalnız Büro personeli "Yenileme iste" düğmesine bastığında
Sertifika bitişleri (Mali Ofis'ten Büro'ya; bağlantı kuruluysa)	Büro'dan hiçbir firma bilgisi gitmez. Mali Ofis, Büro'nun mali müşavirine kayıtlı müşterilerinin e-İmza, mali mühür ve KEP bitiş tarihlerini Büro'ya gönderir; Mali Muhasebe bu kayıtları Büro'nun firmalarıyla kendi içinde eşler, eşleşmeyenleri hemen siler (saklamaz, günlüğe yazmaz).	Saatte bir

Şahıs firmaları: gerçek kişi tacir ya da esnafın ünvanı, T.C. kimlik numarası ve kontör bilgisi işletme sahibinin kişisel verisidir; Büro onayıyla, şirketlerle aynı kapsamda paylaşılır.

Fatura içerikleri, cari hesaplar ve tutarlar, kasa ve banka bilgileri, firmaların çalışan ve iletişim bilgileri hiçbir durumda Mali Ofis'e gönderilmez. (Yalnız Mali Ofis'in kendi bürosunda, tüm müşterileri kapsayan anahtarla, sertifika bitişleri firma numaralarıyla sorulur; bu bilgi Mali Ofis'in dışına çıkmaz.)

4. Amaç

Kontörü bitmek üzere olan firmaya zamanında kontör yenileme teklifi yapılması ve firmanın e-Fatura / e-Arşiv gönderiminin kesintiye uğramaması; Büro'nun talebi üzerine e-İmza, mali mühür ve KEP gibi ürünlerin yenilenmesi. Bilgiler başka bir amaçla (ör. Büro'nun müşterisine doğrudan pazarlama listesi oluşturma) kullanılmaz. [Mali Ofis'in teklif için firmayla doğrudan iletişime geçip geçmeyeceği, Büro aracılığıyla mı ulaşacağı netleştirilecek]

5. Hukuki sebep

Kontör bildirimi ve "Yenileme iste" için: sözleşmenin kurulması veya ifası ve meşru menfaat (KVKK m.5/2-c, m.5/2-f). [hukukçu kontrolü gerekir]

Şirketler (VKN): tüzel kişilere ait ünvan ve vergi numarası KVKK anlamında kişisel veri değildir.
Şahıs firmaları (T.C. kimlik no): ünvan, T.C. kimlik numarası ve kontör bilgisi işletme sahibinin kişisel verisidir ve aynı hukuki sebeple, Büro onayıyla paylaşılır.
Büro'nun müşterisine karşı sır saklama yükümlülüğü (3568 sayılı Kanun ve meslek kuralları) bakımından paylaşım Büro'nun onayına ve müşterisini bilgilendirmesine dayanır. [hukukçu kontrolü]

6. Saklama süresi

Mali Ofis talep kayıtlarını teklif ve satış süreci boyunca ve ilgili mevzuatın öngördüğü süre kadar saklar: [… yıl; hukukçu ile belirlenecek]. Süre dolunca kayıtlar silinir ya da anonim hâle getirilir. Mali Muhasebe'de gönderilen talebin kaydı (firma, tür, talep numarası, gönderen, zaman) Büro'nun işlem geçmişinde durur.

7. Aktarım ve güvenlik

Bilgiler tarayıcıdan değil, Mali Muhasebe sunucusundan Mali Ofis'in Müşteri Takip programına iletilir. Her büro yalnız kendi anahtarını kullanır; anahtar yalnız o büronun mali müşavirine kayıtlı müşterileri kapsar ve şifreli saklanır.
Mali Muhasebe ile Müşteri Takip [Mali Ofis'in yurt içindeki aynı sunucusunda] çalışır; bilgiler yurt dışına aktarılmaz. [Farklı bir kurulumda internet üzerinden, ör. Cloudflare gibi aracı hizmetlerle bağlanılıyorsa KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarım ayrıca değerlendirilmelidir.]

8. Büro'nun yükümlülükleri

Müşterilerini bu paylaşım hakkında bilgilendirmek. Örnek metin: Müşavir bilgilendirme metni örneği (maliofis.tr).
Onayı Büro'nun kendi mali müşavirinin vermesi: programda onayı yalnız o büronun mali müşaviri açabilir; sistem yöneticisi onayı görebilir ve kaldırabilir, açamaz. Kim, ne zaman ve hangi metin sürümüyle değiştirdiği saklanır.

9. Onayın geri alınması

Büro onayını Büro ve personel › Mali Ofis bağlantısı ekranından istediği zaman kaldırabilir; kaldırılınca sırada bekleyen kontör bildirimleri iptal edilir ve yeni bildirim gitmez. Daha önce Mali Ofis'e iletilmiş bilgilerin silinmesi için aşağıdaki adreslerden Mali Ofis'e başvurulur.

10. Haklar ve başvuru

İlgili kişiler KVKK m.11 uyarınca kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi isteme, amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini, silinmesini ya da yok edilmesini isteme, itiraz etme ve zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir. Başvurular yazılı olarak [açık adres] adresine, KEP ile [KEP adresi] adresine ya da [e-posta adresi] adresine yapılır; en geç 30 gün içinde yanıtlanır.

Metin sürümü: 2026-09-27 · Büronun onay kaydında bu sürüm saklanır · Mali Muhasebe